Hướng dẫn đầy đủ quy trình xin COE (Giấy chứng nhận tư cách lưu trú)

Được nhận việc tại công ty Nhật Bản không có nghĩa là bạn có thể nhập cảnh ngay. Trước tiên, bạn cần có COE (Giấy chứng nhận tư cách lưu trú).

COE là quy trình xét duyệt trước khi nhập cảnh để xác nhận bạn có đủ điều kiện làm việc tại Nhật Bản. Bạn cần giấy tờ này để xin visa làm việc tại đại sứ quán Nhật Bản.

COE là gì?

COE là Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (在留資格認定証明書) trong tiếng Nhật.

Đây là giấy tờ do「Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú (出入国在留管理庁)」Nhật Bản cấp.

Giấy chứng nhận này xác nhận:

Trình độ học vấn và kinh nghiệm của người xin có phù hợp với tư cách lưu trú hay không
Tính ổn định và hợp pháp của công ty dự kiến làm việc
Sự phù hợp giữa nội dung công việc và tư cách lưu trú
Mức lương có bằng hoặc cao hơn người Nhật hay không

Nói cách khác, đây là quy trình xét duyệt trước “Người này có đủ điều kiện để thực hiện hoạt động đó tại Nhật Bản không?”

Trường hợp cần và không cần COE

Phân loại	Cần COE hay không
Nhập cảnh Nhật Bản lần đầu từ nước ngoài (làm việc, du học, v.v.)	Cần
Thay đổi tư cách lưu trú tại Nhật Bản (ví dụ: du học → làm việc)	Không cần
Gia hạn thời gian lưu trú	Không cần
Lưu trú ngắn hạn (du lịch trong vòng 90 ngày, v.v.)	Không cần
Tái nhập cảnh sau khi xuất cảnh với giấy phép tái nhập cảnh	Không cần

COE chủ yếu cần thiết khi nhập cảnh Nhật Bản lần đầu từ nước ngoài. Nếu bạn đang lưu trú tại Nhật Bản và muốn thay đổi tư cách lưu trú, bạn sẽ nộp「Đơn xin thay đổi tư cách lưu trú」thay vì COE. Chi tiết quy trình tham khảo tại Hướng dẫn quy trình xin tư cách lưu trú.

Quy trình xin COE từng bước

① Ký hợp đồng lao động với công ty Nhật Bản

Trước tiên, ký hợp đồng lao động chính thức với công ty Nhật Bản. Thông thường, việc chuẩn bị xin COE bắt đầu sau khi nhận thư mời làm việc (offer letter).

Những điều cần xác nhận ở giai đoạn này:

Hợp đồng lao động có ghi rõ nội dung công việc, mức lương, địa điểm làm việc, thời hạn hợp đồng hay không
Nội dung công việc có phù hợp với tư cách lưu trú dự kiến xin hay không
Mức lương có bằng hoặc cao hơn người Nhật làm cùng công việc hay không

② Công ty nộp đơn tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản

Đơn xin COE thường do công ty nộp thay. Vì người xin đang ở nước ngoài.

Địa điểm nộp đơn là văn phòng「Cục Quản lý Xuất nhập cảnh」có thẩm quyền tại nơi công ty đặt trụ sở. Thông tin về khu vực quản lý có thể xem tại Hướng dẫn địa điểm nộp đơn tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh theo nơi cư trú.

Hồ sơ cần nộp

Hồ sơ phía người xin:

Đơn xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (tải từ trang web của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh)
Ảnh chứng minh (dọc 4cm x ngang 3cm, chụp trong vòng 3 tháng). Quy cách chi tiết tham khảo tại Hướng dẫn quy cách ảnh chứng minh
Phong bì có dán tem gửi trả (tem 404 yên)
Bằng tốt nghiệp hoặc giấy chứng nhận bằng cấp (bản gốc hoặc bản sao có công chứng)
Lý lịch (ghi rõ học vấn, kinh nghiệm làm việc)
Chứng chỉ năng lực tiếng Nhật (nếu có)

Hồ sơ phía công ty:

Bản sao hợp đồng lao động
Giấy đăng ký công ty (cấp trong vòng 3 tháng)
Bản mô tả công việc (ghi chi tiết nội dung công việc)
Báo cáo quyết toán (năm tài chính gần nhất)
Tài liệu giới thiệu hoạt động kinh doanh của công ty (brochure, báo cáo kinh doanh, v.v.)

Sự khác biệt về hồ sơ theo danh mục cơ quan trực thuộc:

Cục Quản lý Xuất nhập cảnh phân loại cơ quan trực thuộc thành 4 danh mục, và hồ sơ cần thiết khác nhau tùy danh mục.

Danh mục	Cơ quan tương ứng	Hồ sơ cần thiết
Danh mục 1	Doanh nghiệp niêm yết, cơ quan nhà nước, pháp nhân hành chính độc lập, v.v.	Hồ sơ tối thiểu (bản sao báo cáo quý, v.v.)
Danh mục 2	Tổ chức có thuế khấu trừ lương năm trước từ 10 triệu yên trở lên	Hồ sơ đơn giản hóa
Danh mục 3	Tổ chức có thuế khấu trừ lương năm trước dưới 10 triệu yên	Hồ sơ chi tiết (báo cáo quyết toán, giải trình hoạt động kinh doanh, v.v.)
Danh mục 4	Các trường hợp khác (bao gồm doanh nghiệp mới thành lập)	Hồ sơ chi tiết nhất (kế hoạch kinh doanh, v.v. bổ sung)

Doanh nghiệp lớn thuộc danh mục 1 và 2 cần ít hồ sơ hơn và xét duyệt cũng tương đối nhanh. Ngược lại, doanh nghiệp vừa và nhỏ thuộc danh mục 3 và 4 cần nhiều hồ sơ hơn.

Nộp đơn trực tuyến

Từ tháng 3 năm 2023, đơn xin COE cũng có thể nộp trực tuyến. Nhân viên cơ quan trực thuộc hoặc luật sư, hành chính thư sĩ có thể sử dụng「Hệ thống nộp đơn lưu trú trực tuyến」để nộp đơn.

③ Xét duyệt (mất 1~3 tháng)

Thời gian xét duyệt trung bình là 1~3 tháng.

Thời gian thay đổi tùy theo các yếu tố sau:

Có phải mùa bắt đầu công việc tháng 4 hay không: Tháng 1~3 có nhiều đơn tập trung nên thời gian xét duyệt thường kéo dài
Quy mô công ty và danh mục: Doanh nghiệp danh mục 1 và 2 được xử lý tương đối nhanh
Tính chuyên môn của công việc: Nội dung công việc rõ ràng và có liên quan chặt chẽ với chuyên ngành thì có lợi
Mối liên quan giữa chuyên ngành và công việc: Nếu chuyên ngành đại học và nội dung công việc ít liên quan, có thể cần xét duyệt bổ sung
Có bị yêu cầu bổ sung hồ sơ hay không: Nếu bị yêu cầu bổ sung, thời gian sẽ bị kéo dài

④ COE được cấp

Sau khi xét duyệt thành công, COE sẽ được cấp. Công ty sẽ chuyển cho người xin (qua bưu điện hoặc COE điện tử).

Về COE điện tử (電子的COE):

COE điện tử đã được áp dụng từ tháng 3 năm 2023
Có thể nhận COE qua email thay vì bưu điện
Có thể hiển thị COE điện tử trên điện thoại thông minh để sử dụng khi xin visa và kiểm tra nhập cảnh
Tiết kiệm thời gian chờ gửi bưu điện, giúp toàn bộ quy trình nhanh hơn

Thời hạn hiệu lực của COE: 3 tháng kể từ ngày cấp. Bạn phải nhập cảnh Nhật Bản trong thời hạn này.

⑤ Xin visa tại Đại sứ quán Nhật Bản tại nước mình

Sau khi nhận COE, xin visa làm việc tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật Bản tại nước bạn.

Ví dụ tại Việt Nam, bạn xin visa tại Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội hoặc Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP. Hồ Chí Minh.

Hồ sơ cần thiết khi xin visa:

Đơn xin visa
Hộ chiếu
Ảnh chứng minh
COE bản gốc hoặc COE điện tử
Các hồ sơ khác theo yêu cầu của đại sứ quán

※Đại sứ quán (hoặc lãnh sự quán) nơi bạn có thể xin visa phụ thuộc vào địa chỉ nhà bạn, hãy kiểm tra trước!

Visa thường được cấp trong 3~7 ngày.

⑥ Nhập cảnh Nhật Bản → Nhận thẻ lưu trú

Sau khi qua kiểm tra nhập cảnh tại sân bay Nhật Bản, bạn sẽ nhận thẻ lưu trú.

Các sân bay cấp thẻ lưu trú:

Sân bay Narita
Sân bay Haneda
Sân bay Kansai
Sân bay Chubu
Sân bay Shin-Chitose
Sân bay Fukuoka
Sân bay Hiroshima

Nếu nhập cảnh qua sân bay khác, thẻ lưu trú sẽ được gửi qua bưu điện khi bạn đăng ký địa chỉ tại quận/huyện/thành phố nơi cư trú.

Hoàn thành bước này mới có thể chính thức bắt đầu làm việc.

Các vấn đề thường gặp nhất khi xin COE

Các lý do chính khiến đơn xin COE bị từ chối như sau. Hãy kiểm tra trước để phòng tránh.

Lý do từ chối	Giải thích	Cách khắc phục
Chuyên ngành và công việc không phù hợp	Mối liên quan giữa chuyên ngành đại học và nội dung công việc không được công nhận	Ghi cụ thể mối liên quan giữa chuyên ngành và công việc trong bản mô tả công việc
Tình hình tài chính công ty không đủ	Công ty thua lỗ, công ty mới thành lập khiến nghi ngờ về tính ổn định kinh doanh	Nộp bổ sung kế hoạch kinh doanh, dự báo doanh thu tương lai
Mức lương dưới chuẩn	Mức lương thấp hơn trung bình người Nhật cùng ngành	Xem xét lại mức lương hoặc giải trình lý do hợp lý
Nội dung công việc mơ hồ	Mô tả công việc có thể bị đánh giá là lao động đơn giản	Ghi cụ thể nội dung công việc để thể hiện tính chuyên môn
Thiếu hồ sơ	Không nộp hoặc thiếu hồ sơ bắt buộc	Kiểm tra bằng danh sách trước khi nộp

Đặc biệt đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ (danh mục 3 và 4), xét duyệt thường kỹ lưỡng hơn. Chi tiết về lý do từ chối xem tại Lý do visa bị từ chối và cách khắc phục.

Cách xử lý khi COE bị từ chối

Nếu COE bị từ chối, bạn có thể xử lý như sau:

Xác nhận lý do từ chối: Có thể hỏi lý do từ chối tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh
Bổ sung hồ sơ và nộp lại: Sau khi giải quyết lý do từ chối, có thể nộp đơn lại. Không giới hạn số lần nộp lại
Tham vấn hành chính thư sĩ: Nhờ chuyên gia hỗ trợ bổ sung hồ sơ cũng là một phương pháp
Xem xét tư cách lưu trú khác: Nếu tư cách lưu trú đó khó khăn, hãy xem xét khả năng của tư cách lưu trú khác

Tổng hợp thời gian cần thiết

Giai đoạn	Thời gian trung bình
Chuẩn bị hồ sơ	1~2 tuần
Xét duyệt COE	1~3 tháng
Gửi COE qua bưu điện	1~2 tuần (COE điện tử thì ngay lập tức)
Cấp visa	Khoảng 1 tuần
Tổng cộng	Khoảng 2~4,5 tháng

Do đó, nên bắt đầu chuẩn bị ít nhất 3~4 tháng trước ngày dự kiến bắt đầu làm việc. Nếu nhắm mục tiêu bắt đầu vào tháng 4, nên bắt đầu nộp đơn từ đầu tháng 12.

Lời kết

Làm việc tại Nhật Bản không kết thúc khi được nhận việc. Bạn cần có COE trước khi có thể nhập cảnh Nhật Bản.

Nhiều người nghĩ “được nhận việc = xong,” nhưng thực tế xét duyệt COE mới là cửa ải quan trọng nhất.

Chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng và dành thời gian dư dả sẽ giúp bạn nhận được COE một cách suôn sẻ.