Hướng dẫn đầy đủ về quy cách ảnh chứng minh khi xin tư cách lưu trú tại Nhật Bản

Một trong những lỗi hay gặp nhất khi xin tư cách lưu trú (visa) tại Nhật Bản là quy cách ảnh chứng minh. Nếu ảnh không đúng quy cách, hồ sơ có thể bị chậm trễ hoặc bạn sẽ bị yêu cầu nộp lại. Hãy chuẩn bị ảnh chính xác.

1. Kích thước ảnh và quy cách cơ bản

Quy cách bắt buộc

Kích thước: Chiều dọc 4cm × Chiều ngang 3cm
Thời gian chụp: Ảnh chụp trong vòng 3 tháng gần nhất
Màu sắc: Ảnh màu
Số lượng: 1 ảnh cho mỗi bộ hồ sơ (có thể khác nhau tùy loại hồ sơ)

Lưu ý

Kích thước này khác với ảnh hộ chiếu Nhật Bản (45mm × 35mm), hãy cẩn thận không nhầm lẫn
Cũng khác với ảnh thẻ My Number (45mm × 35mm)
Đây là ảnh được in trên thẻ lưu trú nên hãy chuẩn bị ảnh rõ nét

Loại giấy tờ	Kích thước ảnh	Ghi chú
Xin tư cách lưu trú	Chiều dọc 4cm × Chiều ngang 3cm	Quy cách được giải thích trong bài này
Hộ chiếu Nhật Bản	Chiều dọc 4,5cm × Chiều ngang 3,5cm	Khác với ảnh xin tư cách lưu trú
Thẻ My Number	Chiều dọc 4,5cm × Chiều ngang 3,5cm	Cùng quy cách với hộ chiếu
Bằng lái xe	Chiều dọc 3cm × Chiều ngang 2,4cm	Kích thước nhỏ nhất

2. Điều kiện chụp ảnh

Các tiêu chuẩn sau đây phải được đảm bảo.

Nền

Nền trơn (màu trắng hoặc màu nhạt đơn sắc)
Không được có bóng, hoa văn, đồ vật xuất hiện
Nền gradient cũng không được phép

Khuôn mặt

Nhìn thẳng phía trước: Nhìn trực tiếp vào camera
Biểu cảm tự nhiên: Biểu cảm tự nhiên (miệng nhắm)
Cấm đội mũ: Không được đội mũ hay đồ che đầu trừ lý do tôn giáo
Cấm đeo kính râm: Kể cả băng mắt y tế cũng không được phép
Mắt, mũi, cằm phải nhìn rõ ràng: Tóc không được che mặt

Tỷ lệ kích thước khuôn mặt

Từ đỉnh đầu đến cuối cằm khoảng 2,7cm ~ 3,0cm (khoảng 70% chiều dọc của ảnh)
Đặt ở vị trí trung tâm ảnh
Phần phía trên đầu có khoảng trống khoảng 2~6mm

3. Có thể đeo kính không?

Kính thông thường có thể đeo nhưng các trường hợp sau không được phép:

Trường hợp ánh sáng phản chiếu mạnh trên tròng kính
Trường hợp mắt bị che bởi gọng kính hoặc tròng kính
Tròng kính có màu (bao gồm kính râm)
Trường hợp có bóng xung quanh mắt

Gần đây, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh khuyến nghị nếu có thể hãy chụp ảnh không đeo kính. Điều này nhằm nâng cao độ chính xác của hệ thống nhận diện khuôn mặt.

4. Lưu ý khi nộp ảnh kỹ thuật số

Khi nộp trực tuyến (Hệ thống nộp đơn tư cách lưu trú trực tuyến) hoặc nộp dữ liệu, có thêm các quy cách sau.

Quy cách tệp

Định dạng tệp: JPEG
Kích thước tệp: Dưới 300KB (khuyến nghị)
Độ phân giải: Tối thiểu 600 × 800 pixel trở lên

Lưu ý về ảnh kỹ thuật số

Cấm xóa nền: Ảnh có nền trong suốt hoặc ảnh ghép không được chấp nhận
Cấm chỉnh sửa quá mức: Không được chỉnh sửa da, thay đổi đường nét khuôn mặt, điều chỉnh kích thước mắt, v.v.
Cấm dùng bộ lọc: Không áp dụng bộ lọc mạng xã hội, bộ lọc làm trắng da, v.v.
Độ phân giải phải rõ nét: Ảnh mờ hoặc nhiều nhiễu sẽ bị từ chối

Gần đây kiểm tra nhập cảnh Nhật Bản sử dụng hệ thống nhận diện khuôn mặt nên chỉnh sửa quá mức có thể gây ra vấn đề khi kiểm tra nhập cảnh. Hãy sử dụng ảnh giống với ngoại hình thực tế.

5. Những ảnh này sẽ bị từ chối

Những ảnh thuộc các trường hợp dưới đây sẽ bị từ chối tiếp nhận hoặc bị yêu cầu nộp lại.

Lý do từ chối	Giải thích
Ảnh quá 3 tháng	Ảnh chụp đã quá 3 tháng kể từ ngày chụp
Biểu cảm thái quá	Biểu cảm không tự nhiên như cười, nhăn mặt
Tóc che mắt	Tóc mái không được che mắt
Ảnh cắt từ ảnh thường	Không được dùng ảnh cắt từ ảnh chụp hằng ngày
Nộp nhầm kích thước ảnh hộ chiếu	4,5cm × 3,5cm không phù hợp cho hồ sơ xin tư cách lưu trú
Độ phân giải không đủ	Ảnh mờ khi in
Chỉnh sửa quá mức	Ảnh khác với ngoại hình thực tế
Có bóng	Ảnh có bóng trên mặt hoặc nền

6. Nên chụp ảnh ở đâu?

Cách 1: Máy chụp ảnh tự động tại Nhật Bản (証明写真機)

Có thể sử dụng máy chụp ảnh tự động được lắp đặt gần các ga tàu, trung tâm thương mại, gần cơ quan công quyền.

Chi phí: ¥700 ~ ¥1.000
Thời gian: Khoảng 5 phút
Ưu điểm: Nhanh và tiện lợi. Hầu hết đều có thể chọn khổ 4cm × 3cm
Nhược điểm: Điều chỉnh ánh sáng và nền bị giới hạn

Thương hiệu máy chụp ảnh tự động tiêu biểu: Ki-Re-i (DNP), Photo-Me, 富士フイルム

Cách 2: Tiệm chụp ảnh (写真館)

Khi cần quy cách chính xác hơn hoặc khi nộp hồ sơ quan trọng như xin thường trú hay nhập quốc tịch, khuyến nghị đến tiệm chụp ảnh chuyên nghiệp.

Chi phí: ¥1.500 ~ ¥3.000
Thời gian: Khoảng 15~30 phút
Ưu điểm: Có thể điều chỉnh ánh sáng, nền và tư thế. Độ chính xác quy cách cao
Nhược điểm: Chi phí cao và có thể cần đặt lịch trước

Cách 3: Chụp ảnh ở nhà và in tại cửa hàng tiện lợi

Ngày nay camera điện thoại thông minh có chất lượng tốt nên cách tự chụp rồi in tại cửa hàng tiện lợi có tỷ lệ chi phí - hiệu quả tốt nhất.

Chi phí: ¥30 ~ ¥200 (chỉ chi phí in tại cửa hàng tiện lợi)
Cách chụp:
1. Chụp trước bức tường trắng dưới ánh sáng tự nhiên hoặc đèn sáng
2. Đặt camera ngang tầm mắt và chụp thẳng phía trước
3. Chỉnh sửa đúng quy cách bằng ứng dụng ảnh thẻ (ví dụ:「証明写真アプリ」)
4. Sử dụng dịch vụ in ảnh tại cửa hàng tiện lợi (Seven-Eleven, Lawson, FamilyMart)

Ứng dụng khuyến nghị: Các ứng dụng miễn phí như「証明写真アプリ」,「パスポート写真」có thể chọn khổ 4cm × 3cm.

Mẹo thực tế

Tại các văn phòng hành chính thư ký (gyoseishoshi), yêu cầu bổ sung do lỗi quy cách ảnh xảy ra rất thường xuyên.

Đặc biệt, các hồ sơ sau đây có quy trình kiểm tra ảnh nghiêm ngặt:

Xin thường trú: Ảnh được dùng trên thẻ lưu trú trong thời gian dài nên độ rõ nét được coi trọng
Thay đổi tư cách lưu trú: Vì cấp thẻ lưu trú mới nên cần kiểm tra kỹ quy cách
Xin visa gia đình: Cần ảnh của tất cả thành viên trong gia đình nên ảnh của trẻ em cũng phải đúng quy cách

Mẹo thêm

Chuẩn bị thêm 2~3 ảnh dự phòng sẽ tiện lợi khi cần nộp thêm tài liệu
Giữ lại dữ liệu gốc kỹ thuật số để có thể sử dụng khi nộp đơn trực tuyến
Vì thời hạn hiệu lực là 3 tháng, nên chụp ảnh ngay trước khi nộp hồ sơ sẽ tốt hơn

Kết luận

Trong hồ sơ xin tư cách lưu trú tại Nhật Bản, ảnh không chỉ là yêu cầu hình thức mà là yếu tố cốt lõi để xác minh danh tính. Một sai sót nhỏ có thể ảnh hưởng đến toàn bộ lịch trình xem xét, vì vậy hãy đảm bảo tuân thủ các quy cách trên khi chuẩn bị ảnh.

Tham khảo toàn bộ quy trình xin tư cách lưu trú tại Hướng dẫn thủ tục xin tư cách lưu trú.