Hướng dẫn đầy đủ về quy trình xin tư cách lưu trú Nhật Bản

Để có thể lưu trú dài hạn tại Nhật Bản với mục đích làm việc, du học, kết hôn, kinh doanh, bạn cần phải biết về tư cách lưu trú (在留資格). Đối với những người mới bắt đầu, các thuật ngữ có thể còn xa lạ và quy trình có vẻ phức tạp.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn quy trình thực tế có thể áp dụng ngay trong giai đoạn nộp đơn.

3 loại hình xin tư cách lưu trú

Việc xin tư cách lưu trú được chia thành 3 loại hình chính. Hãy xác nhận loại hình phù hợp với tình huống của bạn trước.

Xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (新規): Trường hợp lần đầu nhập cảnh Nhật Bản. Chủ yếu do người đại diện phía Nhật Bản (công ty, trường học, v.v.) nộp đơn tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh. Quy trình chi tiết có thể xem tại Quy trình xin COE (Giấy chứng nhận tư cách lưu trú).
Xin thay đổi tư cách lưu trú (変更): Trường hợp đang lưu trú tại Nhật Bản và muốn thay đổi sang tư cách lưu trú khác. Ví dụ như thay đổi từ visa du học sang visa làm việc.
Xin gia hạn thời gian lưu trú (更新): Trường hợp duy trì tư cách lưu trú hiện tại và gia hạn thời gian lưu trú. Có thể nộp đơn từ 3 tháng trước khi hết hạn lưu trú.

1. Chuẩn bị hồ sơ cần thiết

Sau khi đã xác định loại tư cách lưu trú và hình thức nộp đơn, bạn sẽ bắt đầu chuẩn bị hồ sơ chính thức.

Hồ sơ cần thiết chung

Đơn xin tư cách lưu trú: Có thể tải mẫu đơn từ trang web của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh
Hộ chiếu và thẻ lưu trú: Kiểm tra xem thời hạn còn đủ hay không
Ảnh chứng minh: Kích thước dọc 4cm x ngang 3cm, ảnh chụp trong vòng 3 tháng. Quy cách chi tiết tham khảo tại Hướng dẫn quy cách ảnh chứng minh
Tem thu nhập để nộp lệ phí: Lệ phí khác nhau tùy theo loại hình nộp đơn. Chi tiết tham khảo tại Hướng dẫn lệ phí nộp đơn

Hồ sơ bổ sung theo nội dung hoạt động

Hồ sơ yêu cầu khác nhau đáng kể tùy theo loại tư cách lưu trú.

Tư cách lưu trú	Hồ sơ bổ sung chính
Kỹ thuật·Nhân văn·Nghiệp vụ quốc tế	Hợp đồng lao động, bằng tốt nghiệp, lý lịch, giấy đăng ký công ty, báo cáo tài chính
Du học	Giấy nhập học, giấy xác nhận đang học, giấy bảo lãnh tài chính
Vợ/chồng người Nhật, v.v.	Giấy chứng nhận hôn nhân, hộ tịch của vợ/chồng, bảng câu hỏi, ảnh chụp
Kinh doanh·Quản lý	Kế hoạch kinh doanh, hợp đồng thuê văn phòng, chứng minh vốn góp
Thường trú	Giấy xác nhận công việc, giấy chứng nhận thuế, giấy chứng nhận nộp thuế, giấy bảo lãnh nhân thân

Bạn có thể kiểm tra danh sách hồ sơ cần thiết theo từng loại tư cách lưu trú trên trang web chính thức của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh. Tùy theo tình huống cá nhân, có nhiều trường hợp bạn sẽ được yêu cầu nộp thêm hồ sơ, vì vậy hãy chuẩn bị với thời gian dư dả.

Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ

Tính nhất quán giữa các hồ sơ: Nội dung công việc trong hợp đồng lao động phải phù hợp với nội dung hoạt động ghi trong đơn xin
Đính kèm bản dịch: Hồ sơ bằng tiếng nước ngoài phải đính kèm bản dịch tiếng Nhật. Ghi rõ họ tên và thông tin liên lạc của người dịch
Kiểm tra thời hạn: Bằng tốt nghiệp, giấy xác nhận công việc, v.v. phải được cấp trong vòng 3 tháng
Bản gốc và bản sao: Nguyên tắc là nộp bản gốc, nhưng một số hồ sơ có thể nộp bản sao. Nếu cần trả lại bản gốc, hãy yêu cầu tại quầy tiếp nhận

2. Nộp đơn tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh có thẩm quyền

Khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bạn đến Cục Quản lý Xuất nhập cảnh có thẩm quyền theo nơi cư trú để nộp đơn.

Phương thức nộp đơn

Tại Nhật Bản có hai phương thức nộp đơn chính.

Nộp đơn tại quầy (đến trực tiếp)

Nguyên tắc là bản thân phải trực tiếp đến nộp đơn
Có thể nộp đơn thông qua người đại diện hợp pháp như hành chính thư sĩ (行政書士)
Không phát sinh lệ phí khi tiếp nhận, lệ phí được nộp bằng tem thu nhập khi được cấp phép

Nộp đơn trực tuyến (Hệ thống nộp đơn lưu trú trực tuyến)

Từ tháng 3 năm 2023, có thể nộp đơn trực tuyến thông qua「Hệ thống nộp đơn lưu trú trực tuyến (在留申請オンラインシステム)」
Đối tượng sử dụng: Bản thân, nhân viên cơ quan trực thuộc, luật sư, hành chính thư sĩ, v.v.
Thủ tục có thể nộp: Gia hạn thời gian lưu trú, thay đổi tư cách lưu trú, giấy phép tái nhập cảnh, v.v.
Có thể nộp đơn 24 giờ, không cần đến Cục Quản lý nên rất tiện lợi
Cần đăng ký người dùng trước khi sử dụng

Địa điểm nộp đơn

Tùy theo địa chỉ cư trú, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh có thẩm quyền sẽ khác nhau. Nếu nộp đơn tại nơi không có thẩm quyền, đơn có thể bị từ chối tiếp nhận, vì vậy hãy kiểm tra trước.

Chi tiết về khu vực quản lý tham khảo tại Hướng dẫn địa điểm nộp đơn tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh theo nơi cư trú.

Mẹo khi nộp đơn

Tránh giờ cao điểm: Thứ Hai, ngày sau ngày lễ, buổi sáng đặc biệt đông đúc. Nếu có thể, hãy đến vào buổi chiều các ngày trong tuần
Kiểm tra giờ tiếp nhận: Hầu hết các Cục Quản lý tiếp nhận đến 16 giờ. Hãy đến sớm để có thời gian dư dả
Kiểm tra hồ sơ trước: Nhiều trường hợp bị trả về do thiếu hồ sơ tại quầy. Hãy lập danh sách kiểm tra

Sau khi nộp đơn hoàn tất, bạn sẽ nhận được giấy biên nhận và hồ sơ sẽ chuyển sang giai đoạn xét duyệt.

3. Thời gian xét duyệt và yêu cầu bổ sung hồ sơ

Thời gian xét duyệt trung bình theo loại hình nộp đơn

Thời gian xét duyệt khác nhau tùy theo loại tư cách lưu trú và hình thức nộp đơn. Tham khảo thống kê thời gian xử lý do Cục Quản lý Xuất nhập cảnh công bố:

Loại hình nộp đơn	Thời gian xét duyệt trung bình
Cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú	1 tháng ~ 3 tháng
Thay đổi tư cách lưu trú	2 tuần ~ 2 tháng
Gia hạn thời gian lưu trú	2 tuần ~ 1 tháng
Cấp phép thường trú	4 tháng ~ hơn 1 năm

Các yếu tố ảnh hưởng đến thời gian xét duyệt:

Thời điểm nộp đơn: Mùa bắt đầu công việc tháng 4 (tháng 1~3) có nhiều đơn tập trung nên thời gian xét duyệt có thể kéo dài
Danh mục cơ quan trực thuộc: Các doanh nghiệp niêm yết thuộc danh mục 1 có thời gian xét duyệt tương đối nhanh
Mức độ hoàn thiện của hồ sơ: Hồ sơ không đầy đủ sẽ bị chậm trễ do yêu cầu bổ sung
Loại tư cách lưu trú: Cấp phép thường trú có thời gian xét duyệt dài hơn đáng kể so với các loại khác

Yêu cầu bổ sung hồ sơ (資料提出通知書)

Trong quá trình xét duyệt, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh có thể yêu cầu bạn nộp thêm hồ sơ. Trong trường hợp này, hãy lưu ý:

Phải nộp trong thời hạn ghi trên thông báo (thường 1~2 tuần)
Nếu quá hạn, có thể dẫn đến quyết định từ chối
Không chỉ nộp hồ sơ được yêu cầu mà còn nên nộp kèm giải trình bổ sung (lý do thư) sẽ hiệu quả hơn
Khi không biết chuẩn bị hồ sơ nào và như thế nào, hãy cân nhắc tham vấn chuyên gia như hành chính thư sĩ

4. Thủ tục sau khi được cấp phép (Nhận thẻ lưu trú)

Sau khi được cấp phép, các thủ tục tiếp theo sẽ khác nhau tùy theo loại hình nộp đơn.

Trường hợp nhập cảnh mới

Nhận Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE) tại Nhật Bản (thường công ty nhận và gửi qua bưu điện)
Xin cấp visa tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam (thường mất 3~7 ngày)
Nhận thẻ lưu trú tại sân bay khi nhập cảnh Nhật Bản (sân bay Narita, Haneda, Kansai, Chubu, Chitose, Fukuoka)

Thời hạn hiệu lực của COE là 3 tháng kể từ ngày cấp. Bạn phải nhập cảnh Nhật Bản trong thời hạn này.

Trường hợp xin thay đổi hoặc gia hạn

Nhận thông báo cấp phép (bưu thiếp hoặc thông báo trực tuyến)
Đến Cục Quản lý Xuất nhập cảnh nộp tem thu nhập
Nhận thẻ lưu trú mới

Lệ phí thay đổi là 4.000 yên, lệ phí gia hạn cũng là 4.000 yên (nộp bằng tem thu nhập).

Những việc cần làm sau khi nhận thẻ lưu trú

Khai báo địa chỉ: Trong vòng 14 ngày sau khi nhận thẻ lưu trú, phải khai báo địa chỉ tại quận/huyện/thành phố nơi cư trú
Luôn mang theo thẻ lưu trú: Người nước ngoài từ 16 tuổi trở lên phải luôn mang theo thẻ lưu trú. Nếu không mang theo có thể bị phạt đến 200.000 yên
Xin thẻ My Number: Sau khi khai báo địa chỉ, bạn sẽ được cấp My Number (số cá nhân) và có thể xin thẻ My Number

Những sai lầm thường gặp và lưu ý

Biết trước những sai lầm thường xảy ra khi xin tư cách lưu trú sẽ giúp bạn giảm bớt những sai sót không cần thiết.

Sai lầm	Hậu quả	Cách phòng tránh
Nộp đơn gia hạn sau khi hết hạn lưu trú	Lưu trú bất hợp pháp (quá hạn)	Có thể nộp đơn từ 3 tháng trước khi hết hạn. Hãy dự trù thời gian
Nội dung đơn xin và hồ sơ đính kèm không khớp	Bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung	Kiểm tra chéo tất cả ngày tháng, số tiền, nội dung công việc trước khi nộp
Tư cách lưu trú không phù hợp với hoạt động thực tế	Có thể bị thu hồi tư cách lưu trú	Chỉ thực hiện hoạt động được phép theo visa làm việc. Làm thêm cần giấy phép hoạt động ngoài tư cách
Không khai báo sau khi thay đổi địa chỉ	Lý do thu hồi tư cách lưu trú	Phải khai báo tại quận/huyện/thành phố trong vòng 14 ngày sau khi chuyển đến
Hộ chiếu hết hạn	Không được tiếp nhận đơn	Kiểm tra hộ chiếu còn hiệu lực ít nhất bằng thời gian lưu trú dự kiến

Sử dụng hệ thống nộp đơn trực tuyến

Từ tháng 3 năm 2023,「Hệ thống nộp đơn lưu trú trực tuyến」cho phép nộp đơn mà không cần đến Cục Quản lý.

Ưu điểm của nộp đơn trực tuyến

Có thể nộp đơn 24 giờ (không bị giới hạn giờ làm việc của Cục Quản lý)
Không cần đến Cục Quản lý (tiết kiệm chi phí đi lại và thời gian chờ)
Có thể kiểm tra trạng thái đơn trực tuyến
Có thể thanh toán tem thu nhập trực tuyến (được giảm lệ phí)

Các thủ tục có thể nộp trực tuyến

Xin gia hạn thời gian lưu trú
Xin thay đổi tư cách lưu trú
Xin giấy phép tái nhập cảnh
Xin giấy phép hoạt động ngoài tư cách

Cách sử dụng

Đăng ký người dùng trên trang web của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh
Xác minh danh tính bằng thẻ My Number (dịch vụ xác thực cá nhân công)
Đính kèm hồ sơ cần thiết dưới dạng PDF hoặc JPEG và nộp đơn
Kiểm tra kết quả xét duyệt trực tuyến
Khi được cấp phép, đến Cục Quản lý nhận thẻ lưu trú mới (hoặc có thể nhận qua bưu điện)

Lời kết

Những điểm quan trọng nhất khi xin tư cách lưu trú là:

Tư cách lưu trú phải phù hợp với nội dung hoạt động thực tế: Chỉ thực hiện hoạt động được cấp phép
Tính nhất quán giữa các hồ sơ: Nội dung tất cả các hồ sơ không được mâu thuẫn với nhau
Phản hồi nhanh chóng đối với yêu cầu bổ sung: Hãy đáp ứng đầy đủ trong thời hạn
Dự trù thời gian đầy đủ: Quá trình xét duyệt có thể kéo dài hơn dự kiến nên hãy dành thời gian dư dả

Đối với người mới nộp đơn lần đầu, việc hiểu toàn bộ quy trình quan trọng hơn nhiều so với việc tập trung vào từng giấy tờ riêng lẻ. Khi bạn hiểu rõ cấu trúc quy trình và chuẩn bị kỹ lưỡng, bạn sẽ giảm được đáng kể những sai sót không cần thiết.