Tổng hợp lệ phí và chi phí xin mới, gia hạn, thay đổi tư cách lưu trú Nhật Bản

Khi xin mới, gia hạn hoặc thay đổi tư cách lưu trú tại Nhật Bản, bạn có thể phải trả lệ phí chính phủ và chi phí dịch vụ đại diện. Bài viết này tổng hợp chi phí cho từng thủ tục một cách rõ ràng.

1. Lệ phí chính thức của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh (nộp cho chính phủ)

Các lệ phí này được nộp trực tiếp cho Cơ quan Dịch vụ Xuất nhập cảnh Nhật Bản (Immigration Services Agency of Japan). Lệ phí được nộp bằng tem thu nhập (収入印紙) sau khi được cấp phép.

Thủ tục	Trực tuyến	Quầy (trực tiếp)	Mô tả
Gia hạn thời gian lưu trú (在留期間更新許可申請)	Khoảng ¥5.500	¥6.000	Cần khi gia hạn thời gian lưu trú (ví dụ: du học sinh, visa lao động)
Thay đổi tư cách lưu trú (在留資格変更許可申請)	Khoảng ¥5.500	¥6.000	Khi thay đổi loại visa (sinh viên → lao động, v.v.)
Xin thường trú (永住許可申請)	—	¥10.000	Nộp khi xin thường trú (không thể xin trực tuyến)
Giấy phép tái nhập cảnh (đơn lần)	Khoảng ¥3.500	¥4.000	Giấy phép tái nhập cảnh 1 lần
Giấy phép tái nhập cảnh (nhiều lần)	Khoảng ¥6.500	¥7.000	Giấy phép tái nhập cảnh nhiều lần
Giấy chứng nhận tư cách lao động (就労資格証明書)	¥1.600	¥2.000	Lệ phí cấp giấy xác nhận điều kiện lao động
Giấy phép hoạt động ngoài tư cách	—	Miễn phí	Khi xin phép hoạt động ngoài tư cách như du học sinh làm thêm

Quan trọng: Lệ phí sửa đổi có hiệu lực từ ngày 1 tháng 4 năm 2025. Các đơn nộp trước đó áp dụng lệ phí cũ.

Cách nộp lệ phí

Lệ phí được nộp bằng tem thu nhập (収入印紙). Tem thu nhập có thể mua tại:

Cửa hàng trong Cục Quản lý Xuất nhập cảnh: Có thể mua trực tiếp trong tòa nhà
Bưu điện (郵便局): Có thể mua ở bất kỳ đâu trên toàn quốc
Cửa hàng tiện lợi: Thường chỉ bán loại 200 yên, nên khuyến nghị mua tem giá cao tại bưu điện
Cửa hàng trong Cục Pháp vụ: Có thể mua trong tòa nhà Cục Pháp vụ

Lưu ý:

Lệ phí được nộp khi được cấp phép, không phải khi nộp đơn. Nếu bị từ chối, không phát sinh lệ phí
Tem thu nhập đã đóng dấu không thể hoàn trả, hãy chuẩn bị đúng số tiền
Khi nộp đơn trực tuyến, có thể thanh toán trực tuyến (PayEasy, internet banking, v.v.)

Giảm lệ phí khi nộp đơn trực tuyến

Từ tháng 3 năm 2023,「Hệ thống nộp đơn lưu trú trực tuyến」cho phép giảm lệ phí khi nộp đơn. Đây là chính sách khuyến khích nộp đơn trực tuyến của chính phủ.

Thủ tục	Lệ phí tại quầy	Lệ phí trực tuyến	Số tiền giảm
Gia hạn thời gian lưu trú	¥6.000	¥5.500	¥500
Thay đổi tư cách lưu trú	¥6.000	¥5.500	¥500
Giấy phép tái nhập cảnh (đơn lần)	¥4.000	¥3.500	¥500
Giấy phép tái nhập cảnh (nhiều lần)	¥7.000	¥6.500	¥500

Chi tiết về cách nộp đơn trực tuyến tham khảo tại Hướng dẫn quy trình xin tư cách lưu trú.

2. Xin tư cách lưu trú mới (Certificate of Eligibility + Visa)

Để xin mới tư cách lưu trú tại Nhật Bản, thông thường bạn cần xin Giấy chứng nhận đủ điều kiện (Certificate of Eligibility, COE) trước.

Hạng mục	Chi phí	Ghi chú
Giấy chứng nhận đủ điều kiện (COE) - Lệ phí chính phủ	Miễn phí	Bản thân COE không có lệ phí chính phủ
COE - Phí đại diện hành chính thư sĩ	Khoảng ¥80.000 ~ ¥200.000	Chi phí dịch vụ khi ủy thác cho hành chính thư sĩ (tùy chọn)
Lệ phí cấp visa	Khác nhau theo quốc gia	Lệ phí theo quy định lãnh sự quán khi xin visa tại cơ quan ngoại giao Nhật Bản

Đối với Việt Nam, lệ phí cấp visa tại Đại sứ quán Nhật Bản là visa đơn lần khoảng ¥3.000 tương đương, visa nhiều lần khoảng ¥6.000 tương đương (thay đổi theo tỷ giá).

Chi tiết quy trình cấp COE tham khảo tại Quy trình xin COE (Giấy chứng nhận tư cách lưu trú).

3. Chi phí dịch vụ đại diện hành chính thư sĩ (phí hỗ trợ/đại diện)

Ngoài lệ phí chính phủ chính thức, chi phí bổ sung phát sinh khi ủy thác cho hành chính thư sĩ (行政書士)/cơ quan hỗ trợ visa. Nếu bạn tự nộp đơn trực tiếp, chi phí này sẽ không phát sinh.

Dịch vụ	Chi phí thông thường (ví dụ)	Ghi chú
Đại diện xin visa mới	¥44.000 ~ ¥220.000 trở lên	Chênh lệch lớn tùy loại visa/trường hợp
Đại diện thay đổi tư cách lưu trú	¥80.000 ~ ¥187.000 trở lên	Khác nhau tùy nghề nghiệp/lý do
Đại diện gia hạn thời gian lưu trú	¥40.000 ~ ¥99.000 trở lên	Chênh lệch giữa gia hạn đơn giản và bao gồm thay đổi nghề nghiệp
Đại diện xin thường trú	¥143.000 trở lên	Phí thêm cho vợ/chồng và thành viên gia đình tính riêng
Đại diện cấp giấy chứng nhận lao động	¥80.000 trở lên	Phí hành chính thư sĩ

Trường hợp nên sử dụng hành chính thư sĩ

Hãy cân nhắc nhờ chuyên gia hành chính thư sĩ trong các trường hợp sau:

Hồ sơ phức tạp: Visa kinh doanh·quản lý, xin thường trú, v.v.
Có tiền lệ bị từ chối: Khi nộp lại cần kiến thức chuyên môn để viết lý do thư
Không thông thạo tiếng Nhật: Hỗ trợ soạn hồ sơ và liên hệ với Cục Quản lý
Không có thời gian: Đại diện từ thu thập hồ sơ đến nộp đơn

Ngược lại, trường hợp gia hạn đơn giản hoặc hồ sơ không phức tạp, bạn có thể tự nộp đơn để tiết kiệm chi phí.

4. Các yếu tố chi phí khác

Chi phí chuẩn bị hồ sơ

Khi xin tư cách lưu trú, ngoài lệ phí chính thức còn có nhiều chi phí chuẩn bị khác.

Hạng mục	Chi phí dự kiến	Ghi chú
Chụp ảnh chứng minh	¥700 ~ ¥1.500	Máy chụp tự động hoặc tiệm ảnh. Quy cách tham khảo tại Hướng dẫn quy cách ảnh chứng minh
Phí dịch thuật	¥3.000 ~ ¥10.000/trang	Dịch bằng tốt nghiệp, giấy chứng nhận kinh nghiệm, v.v.
Phí công chứng	¥5.000 ~ ¥20.000	Khi cần công chứng hồ sơ cấp ở nước ngoài
Cấp giấy đăng ký công ty·giấy cư trú	¥300 ~ ¥600/bản	Cấp tại quận/huyện hoặc Cục Pháp vụ
Cấp giấy chứng nhận thuế·nộp thuế	¥300 ~ ¥400/bản	Cấp tại quận/huyện (cần khi xin thường trú)
Phí bưu điện/gửi bảo đảm	¥400 ~ ¥600	Phí bưu phẩm phong bì gửi trả (khi xin COE)

Xu hướng thay đổi lệ phí hiện tại và tương lai

Lệ phí hiện tại đang được áp dụng từ lần sửa đổi ngày 1/4/2025
Có tin cho rằng chính phủ đang thảo luận tăng mạnh lệ phí từ năm tài chính 2026 trở đi (ví dụ: gia hạn ¥30.000~, thường trú ¥100.000~ trở lên) — tuy nhiên, nội dung này chưa được pháp chế hóa
Giảm lệ phí khi nộp đơn trực tuyến là một phần của chính sách thúc đẩy chính phủ số và dự kiến sẽ được duy trì trong thời gian tới

Mẹo tiết kiệm chi phí

Sử dụng nộp đơn trực tuyến: Giảm ¥500 so với đến quầy + tiết kiệm chi phí đi lại và thời gian chờ
Tự nộp đơn: Tiết kiệm phí đại diện hành chính thư sĩ ¥40.000~¥200.000
Tự chụp ảnh chứng minh: Thay vì máy tự động (¥700~), chụp bằng điện thoại + in tại cửa hàng tiện lợi (¥30~¥200)
Kiểm tra hồ sơ trước: Tránh chi phí đi lại lại và gửi bưu phẩm lại do thiếu hồ sơ