Những lý do phổ biến khiến visa làm việc tại Nhật Bản bị từ chối
Có những trường hợp visa làm việc bị từ chối dù đã được công ty Nhật Bản tuyển dụng.
Nhiều người nghĩ rằng:
“Đã được nhận việc rồi thì visa chắc chắn sẽ được cấp thôi…”
Nhưng việc xét duyệt visa làm việc Nhật Bản là vấn đề riêng biệt với việc được tuyển dụng.
Cơ quan xét duyệt là Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú — “nhà nước” là người quyết định, không phải công ty.
Vậy tại sao bị từ chối? Dưới đây là các lý do từ chối chính và cách xử lý cụ thể.
1. Ngành học và công việc không phù hợp
Đây là lý do từ chối phổ biến nhất.
Visa làm việc (Kỹ thuật/Chuyên gia Nhân văn/Nghiệp vụ Quốc tế) yêu cầu sự liên quan giữa học vấn hoặc kinh nghiệm và công việc.
Các trường hợp dễ bị từ chối
| Ngành học | Vị trí ứng tuyển | Kết quả |
|---|---|---|
| Kinh tế học | Kỹ sư phần mềm | Thiếu liên quan → Khả năng bị từ chối cao |
| Tiếng Nhật | Phát triển hệ thống IT | Thiếu liên quan → Khả năng bị từ chối cao |
| Thiết kế | Nhân viên thương mại | Thiếu liên quan → Khả năng bị từ chối cao |
| Quản trị kinh doanh | Kinh doanh nước ngoài / Marketing | Được công nhận liên quan → Khả năng được chấp thuận cao |
| Công nghệ thông tin | Kỹ sư hệ thống | Liên quan trực tiếp → Khả năng được chấp thuận cao |
Cách xử lý
- Trong bản mô tả công việc, hãy ghi rõ sự liên quan cụ thể giữa các môn học chuyên ngành và công việc
- Đính kèm danh sách các môn học liên quan đã học tại trường đại học sẽ rất hiệu quả
- Nếu ngành học phụ hoặc chuyên ngành phụ có liên quan, hãy nhớ đề cập
2. Nội dung công việc mơ hồ
Cục Quản lý Xuất nhập cảnh đặt ra câu hỏi: “Công việc này có thực sự là công việc chuyên môn không?”
Nếu bản mô tả công việc do công ty viết quá trừu tượng hoặc tập trung vào các công việc đơn giản, sẽ bị đánh giá là thiếu tính chuyên môn.
Những cách diễn đạt nguy hiểm và ví dụ cải thiện
| Cách diễn đạt nguy hiểm | Ví dụ cải thiện |
|---|---|
| ”Quản lý cửa hàng" | "Tiếp đón khách hàng nước ngoài và xây dựng chiến lược marketing đa ngôn ngữ" |
| "Phục vụ khách hàng" | "Điều phối thông số kỹ thuật với đối tác nước ngoài và quản lý dự án" |
| "Sắp xếp tài liệu" | "Lập chứng từ thương mại (B/L, hóa đơn) và quản lý nghiệp vụ thông quan" |
| "Phiên dịch / Biên dịch" | "Dịch tài liệu kỹ thuật và thông dịch / điều phối cuộc họp kỹ thuật giữa Nhật Bản và nước ngoài” |
Bản mô tả công việc phải thể hiện rõ tại sao công việc đó cần kiến thức chuyên môn.
3. Vấn đề tài chính của công ty
Không phải lúc nào cũng là vấn đề của người xin — nhiều trường hợp bị từ chối vì vấn đề của công ty.
Những điểm Cục Quản lý Xuất nhập cảnh xem xét:
- Tính ổn định của hoạt động kinh doanh: Công ty liên tục thua lỗ gây nghi ngờ về khả năng duy trì việc làm
- Tính liên tục của hoạt động kinh doanh: Công ty mới thành lập không có thành tích kinh doanh nên bị xét duyệt nghiêm ngặt hơn
- Khả năng chi trả lương: Liệu có thực sự trả được mức lương đã hứa hay không
Độ khó xét duyệt theo phân loại cơ quan
| Phân loại | Cơ quan thuộc diện | Độ khó xét duyệt |
|---|---|---|
| Loại 1 | Công ty niêm yết, cơ quan nhà nước, v.v. | Thấp (hồ sơ đơn giản) |
| Loại 2 | Thuế khấu trừ từ 10 triệu yên trở lên | Trung bình |
| Loại 3 | Thuế khấu trừ dưới 10 triệu yên | Cao (cần hồ sơ chi tiết) |
| Loại 4 | Công ty mới thành lập, v.v. | Rất cao (cần thêm kế hoạch kinh doanh, v.v.) |
Cách xử lý
- Công ty loại 3 và 4 cần nộp kèm kế hoạch kinh doanh, danh sách đối tác, dự báo doanh thu tương lai
- Công ty thua lỗ cần trình bày cụ thể kế hoạch chuyển sang có lãi
- Công ty mới thành lập cần chứng minh tính ổn định bằng lý lịch người đại diện, thành tích đầu tư ban đầu, hợp đồng giao dịch
4. Lương thấp hơn mức trung bình của Nhật Bản
Visa làm việc Nhật Bản yêu cầu mức lương bằng hoặc cao hơn mức của người Nhật. Đây là yêu cầu được quy định trong Luật Quản lý Xuất nhập cảnh.
Tiêu chuẩn xét duyệt
- So sánh với mức lương trung bình của người Nhật cùng ngành, cùng nghề
- Kiểm tra xem có đạt mức lương tối thiểu theo vùng không
- Không chỉ lương cơ bản mà còn được đánh giá theo tổng mức thù lao bao gồm phụ cấp, thưởng, v.v.
Mức lương quá thấp sẽ bị nghi ngờ “Thực chất đây có phải là lao động đơn giản không?”.
Cách xử lý
- Tham khảo「Khảo sát thống kê cơ cấu tiền lương」của Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi để xác nhận mức lương phù hợp
- Nếu có lý do hợp lý để lương thấp hơn mức trung bình, hãy giải thích bằng văn bản lý do (ví dụ: thời gian thử việc)
5. Thiếu kinh nghiệm làm việc
Khi thiếu điều kiện học vấn, kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực liên quan sẽ là điều kiện thay thế.
Yêu cầu học vấn và kinh nghiệm theo tư cách lưu trú
| Phân loại tư cách lưu trú | Yêu cầu học vấn | Yêu cầu kinh nghiệm thay thế |
|---|---|---|
| Lĩnh vực kỹ thuật | Tốt nghiệp đại học khối kỹ thuật-khoa học | Kinh nghiệm 10 năm trở lên trong lĩnh vực liên quan |
| Lĩnh vực nhân văn | Tốt nghiệp đại học | Kinh nghiệm 10 năm trở lên trong lĩnh vực liên quan |
| Lĩnh vực nghiệp vụ quốc tế | Tốt nghiệp đại học | Kinh nghiệm 3 năm trở lên trong lĩnh vực liên quan |
Cách xử lý
- Khi chứng minh kinh nghiệm, hãy ghi chi tiết nội dung công việc cụ thể, danh sách dự án, chức vụ
- Nhất thiết phải xin cấp giấy chứng nhận kinh nghiệm (giấy xác nhận đã làm việc) từ công ty trước
- Trường hợp tốt nghiệp trường chuyên môn (trường dạy nghề), cần giải thích chi tiết hơn về sự liên quan giữa chuyên ngành và công việc
6. Vấn đề lưu trú trong quá khứ
Nếu có những lý lịch dưới đây, quá trình xét duyệt sẽ nghiêm ngặt hơn:
- Lưu trú bất hợp pháp (overstay): Lý lịch lưu trú bất hợp pháp trong quá khứ là lý do từ chối nhập cảnh trong một thời gian dài (thường là 5 năm)
- Vi phạm hoạt động ngoài tư cách: Như làm thêm quá 28 giờ/tuần bằng visa du học
- Nợ thuế và bảo hiểm: Nợ thuế cư dân, bảo hiểm y tế quốc gia không chỉ bất lợi khi xin thường trú mà còn ảnh hưởng đến gia hạn và thay đổi tư cách lưu trú
- Vấn đề lương ở công ty cũ: Không tham gia bảo hiểm việc làm, không tham gia bảo hiểm xã hội, v.v.
Đặc biệt khi xin thay đổi tư cách lưu trú trong nước Nhật, toàn bộ hồ sơ quá khứ đều được kiểm tra kỹ lưỡng.
Cách xử lý
- Nếu có nợ thuế và bảo hiểm, hãy thanh toán đầy đủ trước khi nộp hồ sơ
- Nếu có lý lịch vi phạm hoạt động ngoài tư cách, việc nộp văn bản lý do và thư nhận lỗi có thể được cân nhắc
- Tùy mức độ nghiêm trọng của vấn đề quá khứ, tư vấn với hành chính thư ký (gyoseishoshi) được khuyến nghị mạnh mẽ
7. Hồ sơ không đầy đủ
Đây là nguyên nhân từ chối đáng ngạc nhiên vì phổ biến. Cục Quản lý Xuất nhập cảnh chỉ xét duyệt dựa trên những gì được ghi trong hồ sơ.
Các vấn đề hồ sơ thường gặp
- Thiếu hoặc hết hạn bằng tốt nghiệp
- Giấy chứng nhận kinh nghiệm không rõ ràng (không ghi nội dung công việc)
- Bản mô tả công việc thiếu thông tin
- Không nộp bản dịch tiếng Nhật cho tài liệu nước ngoài
- Ảnh chứng minh không đúng quy cách (tham khảo Hướng dẫn quy cách ảnh chứng minh)
- Mâu thuẫn giữa nội dung ghi trong đơn và tài liệu đính kèm
Cách xử lý
- Trước khi nộp, lập danh sách kiểm tra và xác nhận từng mục một
- Kiểm tra chéo tính nhất quán về ngày tháng, số tiền, nội dung công việc giữa các tài liệu
- Tài liệu nước ngoài nhất thiết phải đính kèm bản dịch tiếng Nhật + chữ ký của người dịch
Chiến lược tổng thể để tránh bị từ chối
| Chiến lược | Giải thích |
|---|---|
| Mô tả công việc cụ thể | Thể hiện “tại sao công việc này cần kiến thức chuyên môn” |
| Sắp xếp logic liên kết giữa ngành học và kinh nghiệm | Kết nối logic giữa lý lịch và bản mô tả công việc |
| Kiểm tra tiêu chuẩn lương | Bằng hoặc cao hơn mức trung bình của người Nhật cùng nghề |
| Chuẩn bị đầy đủ tài liệu tài chính của công ty | Chuẩn bị kỹ hồ sơ bổ sung cho công ty loại 3 và 4 |
| Bao gồm bản dịch tất cả tài liệu | Tài liệu nước ngoài bắt buộc phải có bản dịch tiếng Nhật |
| Sắp xếp lý lịch lưu trú quá khứ | Xác nhận đã nộp đủ thuế và bảo hiểm, chuẩn bị đối phó với lý lịch vi phạm |
Cách xử lý sau khi bị từ chối
Visa bị từ chối không có nghĩa là phải từ bỏ.
Nộp lại hồ sơ
- Sau khi xác nhận lý do từ chối, bạn có thể nộp lại hồ sơ sau khi bổ sung điểm còn thiếu
- Không có giới hạn số lần nộp lại
- Tuy nhiên, nếu nộp lại với nội dung tương tự, khả năng bị từ chối lại rất cao nên nhất thiết phải phản ánh các điểm cần cải thiện
Tư vấn chuyên gia
- Sau khi bị từ chối, việc tư vấn với hành chính thư ký (行政書士) được khuyến nghị mạnh mẽ
- Hành chính thư ký phân tích lý do từ chối và lập chiến lược nộp lại hồ sơ
- Có phát sinh chi phí nhưng có thể phòng tránh được tổn thất về thời gian và chi phí do bị từ chối lần nữa
Xem xét tư cách lưu trú khác
- Nếu tư cách lưu trú đó khó xin, hãy xem xét khả năng của tư cách lưu trú khác
- Ví dụ: Nếu Kỹ thuật/Chuyên gia Nhân văn/Nghiệp vụ Quốc tế khó, hãy xem xét visa hoạt động đặc định, v.v.
Kết luận
Visa làm việc Nhật Bản được xét duyệt không phải dựa trên “có được tuyển dụng hay không” mà dựa trên có đáp ứng yêu cầu pháp lý hay không.
Vì vậy mới có trường hợp bị từ chối dù đã được nhận việc.
Nhưng phần lớn các trường hợp từ chối xảy ra do “chuẩn bị hồ sơ không đủ”. Nếu kiểm tra trước và chuẩn bị đối phó với 7 lý do từ chối đã giải thích ở trên, bạn có thể giảm đáng kể khả năng bị từ chối.
Cửa ải thực sự của việc làm tại Nhật Bản không phải là phỏng vấn mà là xét duyệt visa. Để hiểu toàn bộ quy trình xin visa, hãy tham khảo thêm Hướng dẫn thủ tục xin tư cách lưu trú.
Liên kết tham khảo
Bạn cần xin hoặc thay đổi tư cách lưu trú tại Nhật Bản?
Dễ dàng tạo đơn xin tư cách lưu trú Nhật Bản của bạn.