Kumpletong Gabay sa Proseso ng Pagkuha ng COE (Certificate of Eligibility)

Ang pagtanggap ng job offer mula sa isang Japanese company ay hindi nangangahulugang makakapasok ka na agad sa Japan. Kailangan mo munang makuha ang COE (Certificate of Eligibility).

Ang COE ay isang pre-entry screening process na nagve-verify kung ikaw ay kwalipikadong magtrabaho sa Japan. Kailangan mo ang dokumentong ito para mag-apply ng work visa sa Japanese embassy.

Ano ang COE?

Ang COE ay ang Certificate of Eligibility (在留資格認定証明書) sa Japanese.

Ito ay inilalabas ng “Immigration Services Agency (出入国在留管理庁)” ng Japan.

Kinokonpirma ng sertipikong ito ang mga sumusunod:

Kung ang educational background at work experience ng aplikante ay angkop para sa status of residence
Ang katatagan at pagiging lehitimo ng kumpanyang pagtatrabahuhan
Ang pagiging angkop ng job duties sa status of residence
Kung ang antas ng sahod ay katumbas o mas mataas kaysa sa Japanese workers

Sa madaling salita, ito ay isang proseso ng paunang pagsusuri kung “walang problema na gawin ng taong ito ang nasabing aktibidad sa Japan.”

Mga Kaso na Kailangan at Hindi Kailangan ang COE

Kategorya	Kailangan ba ang COE?
Unang pagpasok sa Japan mula sa ibang bansa (trabaho, pag-aaral, atbp.)	Kailangan
Pagbabago ng status of residence sa loob ng Japan (hal: student → worker)	Hindi kailangan
Pag-renew ng panahon ng pananatili	Hindi kailangan
Short-term stay (turismo na 90 araw o mas maikli, atbp.)	Hindi kailangan
Muling pagpasok pagkatapos umalis na may re-entry permit	Hindi kailangan

Ang COE ay pangunahing kailangan kapag bagong papasok sa Japan mula sa ibang bansa. Kung nasa Japan ka na at nagbabago ng status of residence, hindi COE ang kailangan kundi “Aplikasyon para sa Pagbabago ng Status of Residence.” Para sa detalyadong proseso, tingnan ang Gabay sa Proseso ng Pag-apply ng Status of Residence.

Hakbang-hakbang na Proseso ng Pagkuha ng COE

① Pumirma ng Employment Contract sa Japanese Company

Una, pumirma ng pormal na employment contract sa Japanese company. Karaniwang nagsisimula ang paghahanda ng COE application pagkatapos matanggap ang job offer letter (naitei tsuuchisho).

Mga dapat kumpirmahin sa hakbang na ito:

Kung ang employment contract ay malinaw na nagsasaad ng job duties, sahod, lugar ng trabaho, at tagal ng kontrata
Kung ang job duties ay tumutugma sa status of residence na ia-apply
Kung ang sahod ay katumbas o mas mataas kaysa sa Japanese workers na gumagawa ng parehong trabaho

② Nag-aapply ang Company sa Immigration Bureau ng Japan

Ang COE application ay karaniwang pinoproseso ng kumpanya. Ito ay dahil ang aplikante ay nasa ibang bansa.

Ang lugar ng pag-apply ay ang regional Immigration Services Agency office na may hurisdiksyon sa lokasyon ng kumpanya. Para sa impormasyon tungkol sa hurisdiksyon, tingnan ang Gabay sa Lokasyon ng Aplikasyon sa Opisina ng Imigrasyon Ayon sa Tirahan.

Mga Kinakailangang Dokumento

Mga dokumento mula sa aplikante:

COE application form (mada-download mula sa website ng Immigration Services Agency)
ID photo (4cm ang taas x 3cm ang lapad, kinunan sa loob ng huling 3 buwan). Para sa detalyadong specifications, tingnan ang Gabay sa ID Photo Requirements
Return envelope (may nakadikit na stamp na nagkakahalaga ng ¥404)
Diploma o degree certificate (original o notarized copy)
Resume (nakalista ang educational at work background)
Japanese Language Proficiency Test certificate (kung applicable)

Mga dokumento mula sa kumpanya:

Kopya ng employment contract
Company registration certificate (na-isyu sa loob ng huling 3 buwan)
Job description (detalyadong paglalarawan ng trabaho)
Financial statements (para sa nakaraang fiscal year)
Mga materyal na nagpapaliwanag sa negosyo ng kumpanya (company brochure, business report, atbp.)

Pagkakaiba ng dokumento ayon sa kategorya ng organisasyon:

Kinaklasipika ng Immigration Services Agency ang mga organisasyon sa 4 na kategorya, at nag-iiba ang kinakailangang dokumento depende sa kategorya.

Kategorya	Kaukulang Organisasyon	Kinakailangang Dokumento
Category 1	Listed companies, government agencies, independent administrative agencies, atbp.	Pinakakaunting dokumento (kopya ng quarterly report, atbp.)
Category 2	Mga organisasyong may withholding tax na ¥10 milyon o higit pa sa nakaraang taon	Pinasimpleng dokumento
Category 3	Mga organisasyong may withholding tax na mas mababa sa ¥10 milyon sa nakaraang taon	Detalyadong dokumento (financial statements, paliwanag ng negosyo, atbp.)
Category 4	Iba pa (kabilang ang bagong kumpanya)	Pinakamaraming kinakailangang dokumento (dagdag na business plan, atbp.)

Ang malalaking kumpanya na nasa Category 1 at 2 ay mas kakaunti ang kinakailangang dokumento at medyo mas mabilis ang pagsusuri. Sa kabilang banda, mas maraming dokumento ang kinakailangan para sa maliliit at katamtamang kumpanya na nasa Category 3 at 4.

Online na Aplikasyon

Mula Marso 2023, maaari nang mag-apply ng COE online. Ang mga empleyado ng organisasyon, abogado, at administrative scrivener ay maaaring gumamit ng “Residence Application Online System” para mag-apply.

③ Pagsusuri (1-3 Buwan ang Tagal)

Ang average na panahon ng pagsusuri ay 1-3 buwan.

Nag-iiba ang tagal depende sa mga sumusunod na salik:

Kung April hiring season ba: Sa Enero hanggang Marso, maraming aplikasyon at may tendensiyang tumagal ang pagsusuri
Laki at kategorya ng kumpanya: Mas mabilis ang proseso para sa Category 1 at 2 na kumpanya
Specialization ng trabaho: Mas paborable kung malinaw ang job duties at mataas ang kaugnayan sa academic major
Kaugnayan ng major at trabaho: Kung mababa ang kaugnayan ng university major at job duties, maaaring mangailangan ng karagdagang pagsusuri
Kung may hinihinging dagdag na dokumento: Kung may request para sa karagdagang dokumento, magkakaroon ng pagkaantala

④ Pag-isyu ng COE

Kapag naaprubahan ang pagsusuri, iniisyu ang COE. Ipapadala ito ng kumpanya sa aplikante (sa pamamagitan ng koreo o electronic COE).

Tungkol sa Electronic COE (電子的COE):

Ipinakilala ang electronic COE mula Marso 2023
Maaaring matanggap ang COE sa pamamagitan ng email sa halip na koreo
Maaaring ipakita ang electronic COE sa smartphone para sa visa application at immigration inspection
Naiiwasan ang oras ng paghihintay para sa postal delivery, kaya mas mabilis ang kabuuang proseso

Validity ng COE: 3 buwan mula sa araw ng pag-isyu. Kailangan mong pumasok sa Japan sa loob ng panahong ito.

⑤ Pag-apply ng Visa sa Japanese Embassy sa Iyong Bansa

Pagkatapos matanggap ang COE, mag-apply ng work visa sa Japanese embassy o consulate sa iyong bansa.

Halimbawa para sa Pilipinas, mag-apply ng visa sa Embassy of Japan in the Philippines o kaukulang consulate.

Mga kinakailangang dokumento para sa visa application:

Visa application form
Pasaporte
ID photo
Original na COE o electronic COE
Iba pang dokumentong hinihiling ng embassy

※ Ang embassy (o consulate) kung saan ka maaaring mag-apply ng work visa ay depende sa iyong home address, kaya siguraduhing i-check nang maaga!

Karaniwang iniisyu ang visa sa loob ng 3-7 araw.

⑥ Pagpasok sa Japan → Pagkuha ng Residence Card

Pagkatapos pumasa sa immigration inspection sa Japanese airport, matatanggap mo ang iyong residence card.

Ang mga airport na nag-iisyu ng residence card ay:

Narita Airport
Haneda Airport
Kansai Airport
Chubu Airport
New Chitose Airport
Fukuoka Airport
Hiroshima Airport

Kung pumasok ka sa Japan sa pamamagitan ng ibang airport, ipapadala ang residence card sa iyong address sa pamamagitan ng koreo kapag nag-register ka ng address sa munisipyo ng iyong tirahan.

Kailangan makumpleto ang hakbang na ito bago ka opisyal na makapagsimulang magtrabaho.

Mga Pinakakaraniwang Problema sa Pagkuha ng COE

Narito ang mga pangunahing dahilan ng pagtanggi ng COE application. Suriin nang maaga at maghanda.

Dahilan ng Pagtanggi	Paliwanag	Paraan ng Pagtugon
Hindi tugma ang major at job duties	Hindi kinikilala ang kaugnayan ng university major at trabaho	Detalyadong isulat sa job description ang kaugnayan sa academic major
Hindi sapat ang financial status ng kumpanya	Patuloy na pagkalugi, bagong kumpanya na may tanong sa katatagan	Magsumite ng karagdagang dokumento tulad ng business plan at forecast ng kita
Sahod na mas mababa sa standard	Mas mababa sa average ng Japanese workers sa parehong trabaho	I-review ang antas ng sahod o ipaliwanag ang makatwirang dahilan
Malabo ang job duties	Maaaring husgahan na simpleng paggawa	Detalyadong isulat ang job duties upang ipakita ang specialization
Kulang ang dokumento	Hindi naisumite o hindi kumpleto ang mga kinakailangang dokumento	Gumamit ng checklist bago magsumite

Lalo na para sa maliliit at katamtamang kumpanya (Category 3 at 4), mas masinsin ang pagsusuri. Para sa detalyadong dahilan ng pagtanggi, tingnan ang Mga Dahilan ng Pagtanggi ng Visa at Paraan ng Pagtugon.

Paano Kung Tinanggihan ang COE?

Kung tinanggihan ang COE, maaaring gawin ang mga sumusunod:

Alamin ang dahilan ng pagtanggi: Maaaring magtanong sa Immigration Services Agency tungkol sa dahilan ng pagtanggi
Muling mag-apply pagkatapos ayusin ang dokumento: Maaaring mag-apply muli pagkatapos malutas ang dahilan ng pagtanggi. Walang limitasyon sa bilang ng muling pag-apply
Konsultasyon sa administrative scrivener: Isang paraan din ang humingi ng tulong sa eksperto para ayusin ang mga dokumento
Isaalang-alang ang ibang status of residence: Kung mahirap ang kasalukuyang status of residence, suriin ang posibilidad ng ibang status of residence

Buod ng Kabuuang Timeline

Hakbang	Average na Tagal
Paghahanda ng dokumento	1-2 linggo
Pagsusuri ng COE	1-3 buwan
Pagpapadala ng COE sa koreo	1-2 linggo (instant para sa electronic COE)
Pag-isyu ng visa	Mga 1 linggo
Kabuuan	Mga 2-4.5 buwan

Samakatuwid, ligtas na magsimulang maghanda nang hindi bababa sa 3-4 na buwan bago ang nilalayong petsa ng pagsisimula. Kung ang target ay April start, mainam na magsimulang mag-apply sa unang bahagi ng Disyembre.

Pangwakas na Salita

Ang pagtatrabaho sa Japan ay hindi natatapos sa job offer. Kailangan mo ang COE bago ka makapasok sa Japan.

Maraming tao ang nag-iisip na “job offer = tapos na,” pero sa totoo lang, ang COE screening ang pinakamahalagang gateway.

Kung maghahanda ka nang masinsin ng mga dokumento at magbibigay ng sapat na oras, maaari mong makuha ang COE nang maayos.