Prosedur yang Harus Dilakukan Saat Nama Berubah Selama Tinggal di Jepang

Bagi warga negara asing yang tinggal jangka panjang di Jepang, ada kalanya nama berubah karena pernikahan, penggantian nama, atau perubahan dokumen kewarganegaraan.

Banyak orang yang bertanya-tanya dalam situasi seperti ini.

“Cukup ganti paspor saja, bukan?”

“Apakah Residence Card juga perlu diubah?”

“Sampai kapan batas waktu pelaporan ke imigrasi?”

Di Jepang, jika nama yang tercantum di Residence Card berubah, pelaporan terkait wajib dilakukan.

Artikel ini membahas prosedur yang perlu dilakukan ketika nama berubah selama tinggal di Jepang.

Perubahan nama mewajibkan pelaporan

Warga negara asing yang tinggal jangka menengah hingga panjang di Jepang dapat memiliki kewajiban pelaporan apabila informasi yang tercantum di Residence Card berubah.

Berikut adalah contoh perubahan yang termasuk dalam kewajiban tersebut.

Perubahan nama depan
Perubahan nama belakang (marga)
Perubahan kewarganegaraan
Koreksi tanggal lahir
Perubahan jenis kelamin

Langkah pertama: perbarui informasi paspor

Perubahan nama biasanya diproses terlebih dahulu melalui pemerintah negara asal.

Bagi warga negara Korea, misalnya, situasi berikut sering kali mengharuskan pembaruan paspor dengan nama baru.

Penggantian nama
Perubahan nama karena pernikahan

Di Jepang, konsistensi antara informasi paspor dan Residence Card sangat penting, sehingga sebaiknya perbarui data paspor terlebih dahulu agar selalu up to date. Langkah-langkah yang harus dilakukan setelah memperbarui paspor selama tinggal di Jepang dirangkum di Yang Harus Dilakukan Setelah Memperbarui Paspor saat Tinggal di Jepang.

Pelaporan perubahan data Residence Card diperlukan

Jika nama telah berubah, Anda perlu menjalani prosedur perubahan data Residence Card di Badan Layanan Imigrasi Jepang.

Residence Card adalah identitas resmi yang membuktikan status tinggal di Jepang, sehingga membiarkan nama lama tetap tercantum bukanlah hal yang baik.

Ketidaksesuaian nama dapat menimbulkan masalah karena informasi Residence Card digunakan di berbagai tempat dalam kehidupan sehari-hari di Jepang, seperti:

Bank
Perusahaan
Ponsel
Instansi pemerintah

Berapa batas waktu pelaporannya?

Secara umum, apabila terjadi perubahan nama, kewarganegaraan, tanggal lahir, atau jenis kelamin, pelaporan wajib dilakukan dalam 14 hari setelah perubahan.

Oleh karena itu, jika nama di paspor telah berubah, sebaiknya segera mengurus prosedurnya secepat mungkin.

Di mana melakukan pelaporan?

Perubahan data Residence Card terkait perubahan nama dilakukan di Badan Layanan Imigrasi (Immigration Services Agency).

Informasi resmi terkait imigrasi di Jepang dapat ditemukan di situs web resmi Badan Layanan Imigrasi.

Dokumen apa saja yang biasanya diperlukan?

Dokumen yang dibutuhkan dapat berbeda tergantung situasi, namun secara umum meliputi:

Residence Card
Paspor
Dokumen yang membuktikan perubahan nama
Formulir permohonan

Contoh dokumen yang mungkin diperlukan sebagai bukti perubahan nama antara lain:

Surat keterangan penggantian nama
Dokumen hubungan keluarga
Dokumen terkait pernikahan

Apakah Residence Card baru akan diterbitkan?

Jika perubahan nama disetujui, akan diterbitkan Residence Card yang memuat nama yang sudah diperbarui.

Artinya, bukan sekadar mencatat perubahan, melainkan kartu lama diganti dengan kartu baru yang memuat informasi resmi yang telah dikoreksi.

Periksa juga pelaporan ke kantor kota/kecamatan

Setelah perubahan nama, selain Badan Layanan Imigrasi, ada baiknya memeriksa informasi di instansi lain juga.

Berikut beberapa informasi yang perlu diperbarui.

Data registrasi penduduk
Asuransi kesehatan nasional
Pensiun nasional
Informasi terkait My Number

Tergantung situasi, mungkin diperlukan prosedur perubahan tambahan.

Bank juga harus diperbarui

Ini adalah bagian yang sering terlewatkan oleh banyak orang.

Jika Anda memiliki rekening bank di Jepang, pelaporan perubahan nama wajib dilakukan.

Informasi berikut mungkin masih terdaftar dengan nama lama.

Nama pemilik rekening
Informasi kartu ATM
Informasi internet banking

Ketidaksesuaian nama dapat menyebabkan masalah saat transfer uang atau proses verifikasi identitas.

Perusahaan juga perlu diberitahu

Jika Anda bekerja di perusahaan Jepang, bagian HRD juga perlu diberitahu tentang perubahan nama.

Berikut contoh hal-hal yang dapat terpengaruh.

Informasi gaji
Asuransi sosial
Dokumen terkait pajak

Ponsel dan kartu kredit juga perlu diubah

Di Jepang, prosedur verifikasi identitas cukup ketat.

Oleh karena itu, perubahan nama mungkin juga diperlukan untuk layanan-layanan berikut.

Kontrak ponsel
Kartu kredit
Rekening sekuritas
Berbagai layanan keuangan lainnya

Perubahan nama karena pernikahan pun berlaku sama

Hal yang sama berlaku jika nama atau marga berubah karena alasan berikut.

Pernikahan internasional
Pendaftaran pernikahan di Korea

Jika informasi paspor dan Residence Card berbeda, hal ini dapat menyulitkan proses pembaruan visa atau berbagai urusan administrasi di kemudian hari.

Apa masalah yang timbul jika nama tidak diubah?

Tidak selalu langsung timbul masalah besar.

Namun, ketidaksesuaian berikut dapat terjadi.

Ketidaksesuaian nama di paspor dan Residence Card
Ketidaksesuaian informasi bank
Ketidaksesuaian dokumen perusahaan

Terutama saat pembaruan visa atau pengajuan izin tinggal tetap, konsistensi informasi sangat penting, sehingga sebaiknya segera diselesaikan terlebih dahulu. Seluruh kewajiban pelaporan yang perlu diperhatikan selama tinggal di Jepang selain perubahan nama dirangkum di Ringkasan Kewajiban Pelaporan Selama Tinggal di Jepang.

Apakah pemegang izin tinggal tetap juga wajib melapor?

Ya.

Pemegang izin tinggal tetap pun menggunakan Residence Card sebagai warga negara asing, sehingga jika terjadi perubahan nama, kewajiban pelaporan yang sama berlaku.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah Residence Card harus diganti jika nama berubah?

Ya. Jika nama berubah, pelaporan perubahan data Residence Card wajib dilakukan.

Sampai kapan batas waktu pelaporannya?

Secara umum, pelaporan wajib dilakukan dalam 14 hari setelah perubahan.

Cukup buat paspor baru saja?

Tidak. Informasi di Residence Card juga perlu diperbarui bersamaan.

Apakah bank juga perlu diberitahu tentang perubahan nama?

Ya. Sebaiknya informasi nama yang terdaftar di lembaga keuangan juga diperbarui.

Penutup

Jika nama berubah selama tinggal di Jepang, prosesnya tidak cukup hanya dengan menerbitkan paspor baru.

Residence Card juga merupakan salah satu identitas terpenting dalam kehidupan di Jepang, sehingga perubahan nama wajib dilaporkan ke Badan Layanan Imigrasi.

Selain itu, sebaiknya informasi yang terdaftar di instansi-instansi berikut juga diperbarui sekaligus.

Bank
Perusahaan
Ponsel
Asuransi
Berbagai instansi pemerintah

Mengingat pengelolaan informasi residensi di Jepang tergolong cukup ketat, jika nama berubah, sangat disarankan untuk segera mengurus prosedur terkait sesegera mungkin.

Bacaan Terkait

Cara Mendapatkan Residence Card Saat Masuk Jepang — Prosedur penerbitan dan penerimaan Residence Card serta informasi dasar tentang kartu tersebut
Apa Itu Badan Layanan Imigrasi Jepang (Nyuukan)? — Peran instansi yang menangani perubahan informasi Residence Card
Manfaat Mendapatkan Izin Tinggal Tetap dari Visa Kerja di Jepang — Manfaat konkret dari memperoleh izin tinggal tetap

Tautan Referensi

Badan Layanan Imigrasi Jepang