Guia Completo do Processo de Emissao do COE (Certificado de Elegibilidade)

Ser contratado por uma empresa japonesa nao significa que voce pode entrar no Japao imediatamente. Primeiro, voce precisa obter o COE (Certificado de Elegibilidade).

O COE e um processo de triagem pre-entrada que verifica sua elegibilidade para trabalhar no Japao. Voce precisa deste documento para solicitar um visto de trabalho na embaixada japonesa.

O que e o COE?

COE significa Certificado de Elegibilidade (在留資格認定証明書) em japones.

E emitido pela “Agencia de Servicos de Imigracao (出入国在留管理庁)” do Japao.

Este certificado verifica:

Se a formacao academica e experiencia profissional do solicitante sao adequadas ao status de residencia
A estabilidade e legalidade da empresa contratante
A adequacao entre as funcoes do cargo e o status de residencia
Se o nivel salarial e igual ou superior ao de um japones

Em outras palavras, e um processo de pre-triagem para determinar “Esta pessoa pode realizar essas atividades no Japao sem problemas?”

Quando o COE e Necessario e Quando Nao e

Situacao	COE Necessario?
Primeira entrada no Japao vindo do exterior (trabalho, estudo, etc.)	Necessario
Alteracao de status de residencia dentro do Japao (ex: estudante → trabalho)	Nao necessario
Renovacao do periodo de permanencia	Nao necessario
Permanencia de curta duracao (turismo de ate 90 dias, etc.)	Nao necessario
Reentrada apos saida com permissao de reentrada	Nao necessario

O COE e necessario principalmente para quem vai entrar no Japao pela primeira vez vindo do exterior. Para quem ja esta no Japao e deseja alterar o status de residencia, deve-se solicitar a “Alteracao de Status de Residencia” em vez do COE. Para o procedimento detalhado, consulte o Guia do Processo de Solicitacao de Status de Residencia.

Processo de Emissao do COE Passo a Passo

① Assinar Contrato de Trabalho com Empresa Japonesa

Primeiro, assine um contrato de trabalho formal com a empresa japonesa. Normalmente, a preparacao do COE comeca apos receber a carta de oferta de emprego.

O que verificar nesta etapa:

Se o contrato de trabalho especifica claramente as funcoes, salario, local de trabalho e periodo do contrato
Se as funcoes sao compatíveis com o status de residencia a ser solicitado
Se o salario e igual ou superior ao de japoneses na mesma funcao

② Empresa Solicita ao Bureau de Imigracao

A solicitacao do COE e geralmente feita pela empresa. Isso porque o solicitante esta no exterior.

O local de solicitacao e o escritorio regional da Agencia de Servicos de Imigracao com jurisdicao sobre a localizacao da empresa. As informacoes de jurisdicao podem ser verificadas em Guia de Locais de Solicitacao do Escritorio de Imigracao por Residencia.

Documentos Necessarios

Documentos do solicitante:

Formulario de solicitacao de emissao do Certificado de Elegibilidade (download no site da Agencia de Servicos de Imigracao)
Foto de identificacao (4cm altura x 3cm largura, tirada nos ultimos 3 meses). Para especificacoes detalhadas, consulte o Guia de Especificacoes de Foto
Envelope de retorno (com selo de 404 ienes)
Diploma ou certificado de graduacao (original ou copia autenticada)
Curriculo (com historico academico e profissional)
Certificado de aprovacao no Exame de Proficiencia em Japones (se aplicavel)

Documentos da empresa:

Copia do contrato de trabalho
Certidao de registro da empresa (emitida nos ultimos 3 meses)
Descricao detalhada do cargo
Demonstracoes financeiras (do ultimo exercicio)
Material explicativo sobre as atividades da empresa (brochura, relatorio de negocios, etc.)

Diferenca nos documentos conforme a categoria da organizacao:

A Agencia de Servicos de Imigracao classifica as organizacoes em 4 categorias, e os documentos necessarios variam conforme a categoria.

Categoria	Organizacao	Documentos Necessarios
Categoria 1	Empresas listadas em bolsa, orgaos governamentais, entidades administrativas independentes, etc.	Documentos minimos (copia do relatorio trimestral, etc.)
Categoria 2	Organizacoes com imposto retido na fonte sobre salarios acima de 10 milhoes de ienes no ano anterior	Documentos simplificados
Categoria 3	Organizacoes com imposto retido na fonte sobre salarios abaixo de 10 milhoes de ienes no ano anterior	Documentos detalhados (demonstracoes financeiras, descricao das atividades, etc.)
Categoria 4	Outras (incluindo empresas recem-fundadas)	Documentos mais detalhados (plano de negocios, etc. adicionais)

Grandes empresas das Categorias 1 e 2 precisam apresentar menos documentos e a analise e relativamente mais rapida. Ja para pequenas e medias empresas das Categorias 3 e 4, mais documentos sao exigidos.

Solicitacao Online

Desde marco de 2023, a solicitacao de COE tambem pode ser feita online. Funcionarios da organizacao, advogados e escriturarios administrativos podem utilizar o “Sistema Online de Solicitacao de Residencia”.

③ Analise (Leva 1 a 3 Meses)

O periodo medio de analise e de 1 a 3 meses.

O prazo varia conforme os seguintes fatores:

Temporada de admissao em abril: De janeiro a marco, as solicitacoes se concentram, tendendo a prolongar a analise
Tamanho e categoria da empresa: Empresas das Categorias 1 e 2 tendem a ser processadas mais rapidamente
Especializacao das funcoes: Quanto mais claras as funcoes e maior a relacao com a formacao, mais favoravel
Relacao entre formacao e funcoes: Se a relacao entre o curso universitario e as funcoes for fraca, pode haver analise adicional
Solicitacao de documentos adicionais: Se forem solicitados documentos adicionais, havera atraso correspondente

④ Emissao do COE

Uma vez aprovada a analise, o COE e emitido. A empresa o encaminha ao solicitante (por correio ou COE eletronico).

Sobre o COE Eletronico (電子的COE):

Desde marco de 2023, o COE eletronico foi introduzido
Pode receber o COE por e-mail em vez de correio
O COE eletronico pode ser exibido no smartphone para uso na solicitacao de visto e inspecao de immigracao
Economiza o tempo de espera pelo envio postal, acelerando todo o processo

Prazo de validade do COE: 3 meses a partir da data de emissao. Voce deve entrar no Japao dentro desse periodo.

⑤ Solicitar Visto na Embaixada Japonesa no Pais de Origem

Apos receber o COE, solicite o visto de trabalho na embaixada ou consulado japones em seu pais.

No caso do Brasil, por exemplo, o visto e solicitado na Embaixada do Japao em Brasilia ou nos consulados com jurisdicao.

Documentos necessarios para a solicitacao de visto:

Formulario de solicitacao de visto
Passaporte
Foto de identificacao
COE original ou COE eletronico
Outros documentos exigidos pela embaixada

※ A embaixada ou consulado onde voce pode solicitar o visto de trabalho varia conforme seu endereco residencial, portanto verifique com antecedencia!

A emissao geralmente leva de 3 a 7 dias.

⑥ Entrar no Japao → Receber Cartao de Residencia

Apos a inspecao de imigracao no aeroporto japones, voce recebe seu cartao de residencia.

Os aeroportos que emitem o cartao de residencia sao:

Aeroporto de Narita
Aeroporto de Haneda
Aeroporto de Kansai
Aeroporto de Chubu
Aeroporto de Shin-Chitose
Aeroporto de Fukuoka
Aeroporto de Hiroshima

Se entrar por outro aeroporto, o cartao de residencia sera enviado por correio apos o registro de endereco na prefeitura/municipio de residencia.

Esta etapa deve ser concluida antes de poder comecar a trabalhar oficialmente.

Problemas Mais Comuns na Emissao do COE

As principais razoes de indeferimento do COE sao as seguintes. Verifique com antecedencia e prepare-se.

Motivo de Indeferimento	Explicacao	Solucao
Incompatibilidade entre formacao e funcoes	A relacao entre o curso universitario e as funcoes nao e reconhecida	Descrever especificamente a relacao entre a formacao e as funcoes na descricao do cargo
Situacao financeira da empresa insuficiente	Empresa com prejuizo, recem-fundada, etc., questoes sobre estabilidade	Apresentar plano de negocios, projecao de receitas futuras e outros documentos complementares
Salario abaixo do padrao	Salario inferior a media japonesa para a mesma funcao	Revisar o nivel salarial ou explicar com razoes legitimas
Funcoes do cargo vagas	Descricao que pode ser interpretada como trabalho simples	Descrever as funcoes de forma especifica para evidenciar a especialidade
Documentos faltando	Documentos obrigatorios nao apresentados ou incompletos	Verificar com lista de conferencia antes de enviar

A analise tende a ser mais rigorosa especialmente para empregos em pequenas e medias empresas (Categorias 3 e 4). Para mais detalhes sobre motivos de indeferimento, consulte Motivos de Rejeicao de Visto e Como Lidar.

Como Lidar com o Indeferimento do COE

Se o COE for indeferido, as seguintes acoes sao possiveis:

Verificar o motivo do indeferimento: Voce pode consultar o motivo junto ao Escritorio de Imigracao
Refazer a solicitacao apos complementar os documentos: Apos resolver o motivo do indeferimento, pode solicitar novamente. Nao ha limite de tentativas
Consultar um escriturario administrativo: Receber ajuda profissional para complementar os documentos tambem e uma opcao
Considerar outro status de residencia: Se o status em questao for dificil, avaliar a possibilidade de outro status

Resumo do Prazo Total

Etapa	Duracao Media
Preparacao dos documentos	1 a 2 semanas
Analise do COE	1 a 3 meses
Envio do COE por correio	1 a 2 semanas (COE eletronico e imediato)
Emissao do visto	Cerca de 1 semana
Total	Cerca de 2 a 4,5 meses

Portanto, e seguro comecar a preparacao pelo menos 3 a 4 meses antes da data prevista de inicio. Se o objetivo e comecar em abril, e recomendavel iniciar a solicitacao no inicio de dezembro.

Conclusao

Trabalhar no Japao nao termina com a oferta de emprego. Voce precisa do COE antes de poder entrar no Japao.

Muitas pessoas pensam que “oferta de emprego = pronto”, mas na realidade, a analise do COE e o portal mais importante.

Preparando os documentos com cuidado e mantendo uma margem de tempo suficiente, voce pode obter o COE de forma tranquila.