Cara Merespons Permintaan Dokumen Tambahan Saat Proses Visa Jepang

Setelah mengajukan visa kerja, visa pasangan, visa manajemen bisnis, izin tinggal tetap, atau jenis visa Jepang lainnya, terkadang Anda menerima pemberitahuan yang tidak terduga. Pemberitahuan tersebut adalah permintaan dokumen tambahan dari Badan Layanan Imigrasi (Imigrasi).

Banyak orang langsung merasa khawatir ketika menerima pemberitahuan ini.

“Apakah visa saya akan ditolak?”

“Apakah ada masalah sehingga mereka meminta dokumen tambahan?”

“Apakah permintaan dokumen tambahan berarti kemungkinan besar ditolak?”

Namun, permintaan dokumen tambahan sebenarnya cukup umum terjadi. Artikel ini akan membahas alasan permintaan dokumen tambahan selama proses pemeriksaan visa Jepang serta cara meresponsnya.

Apa Itu Permintaan Dokumen Tambahan?

Imigrasi dapat meminta dokumen tambahan kepada pemohon apabila dokumen yang telah diserahkan belum cukup untuk membuat keputusan.

Artinya,

“Kami membutuhkan sedikit lebih banyak informasi untuk melanjutkan pemeriksaan.”

Ini tidak selalu berarti ada masalah. Bahkan di antara kasus yang disetujui, permintaan dokumen tambahan sangat sering terjadi.

Bagaimana Cara Pemberitahuan Disampaikan?

Permintaan dokumen tambahan umumnya disampaikan melalui cara berikut.

Surat pos
Kontak melalui penanggung jawab perusahaan
Kontak melalui gyosei shoshi (ahli prosedur administrasi)
Telepon

Metode penyampaian dapat berbeda tergantung jenis visa dan cara pengajuan.

Alasan Umum Permintaan Dokumen Tambahan

Dokumen yang Diserahkan Kurang Lengkap

Ini adalah alasan yang paling umum. Misalnya dalam kasus berikut.

Dokumen pendukung tidak disertakan
Penjelasan kurang memadai
Isi perlu dikonfirmasi

Ada Keraguan pada Dokumen yang Diserahkan

Imigrasi memeriksa konsistensi antar dokumen yang diserahkan. Jika ditemukan perbedaan antara dokumen-dokumen berikut, mereka dapat meminta penjelasan tambahan.

Riwayat hidup
Surat keterangan pengalaman kerja
Surat keterangan bekerja

Diperlukan Verifikasi Fakta

Imigrasi memverifikasi kebenaran isi pengajuan. Misalnya, mereka dapat meminta dokumen tambahan untuk mengkonfirmasi hal-hal berikut.

Apakah benar-benar bekerja
Apakah benar-benar menikah
Apakah benar-benar menjalankan bisnis

Bidang yang Pemeriksaannya Diperketat Belakangan Ini

Belakangan ini, permintaan dokumen tambahan untuk poin-poin berikut cenderung meningkat.

Bukti pembayaran pajak penduduk
Dokumen terkait penghasilan
Dokumen kepesertaan asuransi kesehatan
Dokumen pembayaran iuran pensiun

Hal ini terutama sering diperiksa dalam pemeriksaan izin tinggal tetap.

Dokumen yang Sering Diminta untuk Visa Kerja

Untuk visa kerja, dokumen-dokumen berikut dapat diminta sebagai tambahan.

Surat keterangan bekerja
Dokumen terkait gaji
Bagan organisasi perusahaan
Materi penjelasan perusahaan
Deskripsi isi pekerjaan

Imigrasi memeriksa apakah pekerjaan yang sebenarnya dilakukan sesuai dengan status kependudukan.

Dokumen yang Sering Diminta untuk Visa Pasangan

Untuk visa pasangan, seringkali dilakukan verifikasi apakah hubungan pernikahan tersebut sungguh-sungguh. Dokumen yang umum diminta antara lain sebagai berikut.

Foto bersama pasangan
Surat kronologi hubungan
Riwayat komunikasi
Dokumen hubungan keluarga

Jika pengalaman menikah dengan warga negara asing masih sedikit atau masa pacaran singkat, verifikasi dapat diperketat.

Dokumen yang Sering Diminta untuk Pemeriksaan Izin Tinggal Tetap

Pemeriksaan izin tinggal tetap memerlukan waktu lama dan cakupan verifikasi yang luas. Dokumen yang sering diminta tambahan antara lain sebagai berikut.

Surat keterangan tidak ada tunggakan pajak
Surat keterangan pajak yang dikenakan
Riwayat pembayaran iuran pensiun
Riwayat pembayaran premi asuransi kesehatan
Dokumen terkait riwayat keluar-masuk Jepang

Manfaat dari izin tinggal tetap itu sendiri dirangkum dalam Manfaat Mendapatkan Izin Tinggal Tetap dari Visa Kerja di Jepang.

Apakah Permintaan Dokumen Tambahan Merupakan Tanda Penolakan?

Belum tentu. Sebaliknya, ini dapat diartikan sebagai tanda bahwa proses pemeriksaan masih berjalan.

Jika Imigrasi sudah menyerah pada pemeriksaan, tidak ada alasan bagi mereka untuk meminta dokumen tambahan. Faktanya, permintaan dokumen tambahan juga sangat sering terjadi pada kasus-kasus yang akhirnya disetujui.

Oleh karena itu, tidak perlu terlalu khawatir.

Yang Terpenting Adalah Memenuhi Tenggat Waktu

Jika Anda menerima permintaan dokumen tambahan, hal pertama yang harus diperiksa adalah batas waktu penyerahan.

Imigrasi umumnya memberitahukan hal-hal berikut secara bersamaan.

Tanggal batas penyerahan
Metode penyerahan

Melewati batas waktu dapat berdampak buruk pada pemeriksaan, sehingga sebaiknya mulai mempersiapkan dokumen secepat mungkin.

Jangan Memodifikasi Dokumen Secara Sembarangan

Terkadang karena rasa cemas, ada yang memodifikasi atau mengubah isi dokumen yang sudah diserahkan sebelumnya. Namun hal ini dapat sangat berbahaya.

Karena Imigrasi sudah memiliki dokumen yang sebelumnya diserahkan, perbedaan isi justru dapat menimbulkan kecurigaan. Menyerahkan dokumen apa adanya sesuai fakta adalah hal yang paling penting.

Membuat Surat Penjelasan Bisa Sangat Membantu

Menyerahkan surat penjelasan bersama dokumen tambahan terkadang lebih efektif dibandingkan hanya menyerahkan dokumen saja. Misalnya, Anda dapat menjelaskan hal-hal berikut.

Alasan jeda dalam riwayat karir
Alasan penurunan penghasilan
Alasan tinggal di luar negeri

Yang penting adalah menyusun penjelasan dengan cara yang mudah dipahami dari sudut pandang petugas pemeriksaan.

Bagaimana Jika Sulit Menyerahkan Dokumen yang Diminta?

Ada kalanya dokumen yang diminta sulit untuk disiapkan. Misalnya dalam kasus berikut.

Dokumen lama
Dokumen yang diterbitkan oleh lembaga di luar negeri
Dokumen yang hilang

Dalam kasus seperti ini, sebaiknya jelaskan alasannya dan serahkan dokumen pengganti yang tersedia. Ini jauh lebih baik daripada tidak menyerahkan apapun tanpa penjelasan.

Apakah Bisa Menghubungi Imigrasi via Telepon?

Jika isi permintaan dokumen tambahan tidak dipahami, Anda dapat menghubungi Imigrasi untuk bertanya. Namun perlu diketahui bahwa dalam banyak kasus mereka tidak akan memberitahukan hasil pemeriksaan atau kemungkinan disetujui.

Saat menghubungi, sebaiknya siapkan informasi berikut.

Nomor pengajuan
Tanggal pengajuan

Jika Menggunakan Gyosei Shoshi

Jika pengajuan dilakukan melalui gyosei shoshi (ahli prosedur administrasi), sebaiknya konsultasikan terlebih dahulu dengan gyosei shoshi yang menangani. Anda dapat memahami maksud dari permintaan dokumen tambahan dan mendapat panduan mengenai cara merespons yang tepat. Situasi-situasi yang sebaiknya menggunakan jasa gyosei shoshi dirangkum dalam Kapan Sebaiknya Menggunakan Jasa Gyoseishoshi untuk Permohonan Visa Jepang.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah permintaan dokumen tambahan berarti kemungkinan besar ditolak?

Tidak. Permintaan dokumen tambahan juga sangat sering terjadi pada kasus-kasus yang disetujui.

Apakah sebaiknya segera menyerahkan dokumen tambahan?

Ya. Sebaiknya serahkan sebelum batas waktu dengan waktu yang cukup leluang.

Apa yang terjadi jika melewati batas waktu penyerahan?

Dapat berdampak buruk pada pemeriksaan, dan tergantung kasusnya, pengajuan dapat ditolak.

Apakah boleh menyertakan surat penjelasan?

Ya. Surat penjelasan dapat membantu jika situasi memerlukan penjelasan tambahan.

Penutup

Menerima permintaan dokumen tambahan selama proses pemeriksaan visa Jepang tidak selalu berarti ada masalah. Imigrasi sering meminta dokumen yang diperlukan untuk pemeriksaan yang lebih akurat, dan penyerahan dokumen tambahan juga sangat sering terjadi pada kasus-kasus yang akhirnya disetujui.

Yang penting adalah hal-hal berikut.

Memenuhi tenggat waktu
Menyerahkan dokumen sesuai fakta
Memberikan penjelasan yang cukup

Daripada panik atau memodifikasi isi dokumen secara sembarangan, menyiapkan dan menyerahkan dokumen yang diminta dengan tepat adalah cara merespons yang terbaik.

Ingatlah bahwa senjata paling ampuh dalam pemeriksaan visa bukanlah dokumen yang mengesankan, melainkan konsistensi dan kredibilitas.

Bacaan Terkait

Bagaimana Hasil Pemeriksaan Visa Jepang Disampaikan? — Cara penyampaian hasil dan prosedur setelah menyerahkan dokumen tambahan
Faktor Penting dalam Pemeriksaan Visa Jepang — Ringkasan faktor-faktor utama yang dinilai oleh Imigrasi dalam proses pemeriksaan
Apa Itu Badan Layanan Imigrasi Jepang (Nyuukan)? — Peran dan tugas utama lembaga yang mengirimkan permintaan dokumen tambahan